| Description | Montreal - Quebec - Canada À Propos Du Poste En tant que réceptionniste à CBRE vous serez responsable des tâches administratives d’un service ou d’un bureau. Vos principales missions incluront l’accueil des visiteurs la gestion des appels téléphoniques l’organisation des salles de réunion ainsi que diverses autres tâches administratives. Ce poste appartient au secteur de l’Expérience en milieu de travail chargé d’offrir un service à la clientèle de classe mondiale aux clients et visiteurs d’un bâtiment spécifique. Responsabilités Recevoir et transférer les appels entrants aux boîtes vocales et aux personnes appropriées. Accueillir les clients candidats et visiteurs à leur arrivée remettre des laissez-passer pour les visiteurs et des validations de stationnement tout en suivant les protocoles de sécurité. Préparer les salles de réunions et de conférences y compris l’organisation de l’espace la commande de services de restauration et l’assurance de disponibilité de l’équipement technologique. Effectuer les demandes de services ménagers ou d’immeuble si nécessaire. Effectuer diverses tâches administratives telles que la distribution de télécopies et de colis ainsi que la commande de fournitures de bureau. Suivre les colis le courrier et le fret entrants et sortants. Utiliser les services de messagerie si nécessaire. Organiser les services d’accueil et d’hébergement pour les visiteurs y compris le transport la réservation de billets d’hôtels etc. Appliquer les procédures existantes pour résoudre de front les problèmes tout en ayant la possibilité d’exercer son pouvoir discrétionnaire. Mener à bien ses tâches et ses fonctions tout en respectant les méthodes de travail telles qu’elles ont été définies. Réaliser son travail en suivant des procédures et des processus établis tout en bénéficiant d’une étroite supervision et de conseils. About The Role As a CBRE Receptionist you will provide administrative tasks to a department or office. This includes greeting visitors answering calls setting up meeting rooms and other duties. This job is part of the Workplace Experience function. They are responsible for providing world-class customer service to the clients and visitors of a designated building. What You’ll Do Receive and direct incoming calls to appropriate personnel and voicemail. Greet clients applicants and visitors upon arrival. Issue visitor passes and parking validations and follow security protocols. Schedule and prepare meeting and conference rooms. This includes room setup placing catering orders and securing technological equipment. Request building and housekeeping services as needed. Perform general clerical duties including distributing office faxes and packages and ordering office supplies. Track incoming and outgoing packages mail and freight. Arrange messenger service as needed. Arrange hospitality services for guests such as transportation tickets reservations etc. Use existing procedures to solve straightforward problems while having a limited opportunity to exercise discretion. Impact through clearly defined duties methods and tasks are described in detail. Deliver own output by following defined procedures and processes under close supervision and guidance. Nos Exigences Les candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans avoir besoin d'un parrainage de visa maintenant ou à l'avenir. Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence d’études secondaires (GED) et jusqu’à deux ans d’expérience professionnelle liée avec l’emploi. Capacité à suivre les règles et les normes de travail de base dans le cadre de ses fonctions. Compétences en communication pour transmettre des informations de manière efficace. Une bonne connaissance de l'anglais et du français est requise car ce rôle nécessite une communication régulière en anglais et en français avec les clients et le personnel situés dans toutes les provinces Canadiennes et aux États-Unis. Connaissance pratique des produits Microsoft Office. Par exemple Word Excel Outlook etc. Compétences organisationnelles avancées et esprit de curiosité. Niveau de numératie de base. Capacité à effectuer de simples équations notamment des pourcentages des rabais et des majorations. Les candidates et candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans devoir être parrainés par un visa que ce soit à présent ou à l’avenir. What You’ll Need Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future High School Diploma or GED with up to 2 years of job-related experience. Ability to follow basic work routines and standards in the application of work. Communication skills to exchange straightforward information. A good knowledge of English and French is required as this role requires regular communication in English and French with clients and staff located in all Canadian provinces and the United States Working knowledge of Microsoft Office products. Examples include Word Excel Outlook etc. Strong organizational skills with an inquisitive mindset. Basic math skills. Ability to calculate simple figures such as percentages discounts and markups. Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future. Equal Employment Opportunity Statement: CBRE is an equal opportunity employer who welcomes and encourages application from all persons regardless of race creed ancestry national or ethnic origin colour age religion sex sexual orientation family status gender identity or expression disability or any other status or condition protected by applicable federal provincial or territorial law. Candidate Accommodations: CBRE values the differences of all current and prospective employees and recognizes how every employee contributes to our company’s success. CBRE provides reasonable accommodations in job application procedures for individual with disabilities. If you require assistance due to a disability in the application or recruitment process please submit a request via email at recruitingaccommodations@cbre.com or via telephone at Via telephone at +1 866 388 4346 (Canada) and +1 866 225 3099 (U.S.) Service line: GWS Segment |